На одной из мастерской “Продажи и переговоры”, которую я проводил несколько лет назад, у участников возник вопрос по распределению времени в работе продавца. Ниже привожу материал, написанный мной ранее на одноименном сайте проекта “Мастерская Продажи и переговоры”:


а) Если речь идет о распределении времени между поиском новых клиентов и продолжением работы с уже найденными клиентами, то:

Есть 2 способа увеличить продажи или обеспечить стабильность результатов на выходе:

  1. Увеличивать основание воронки продаж (т.е. количество клиентов на входе). Это регулярный поиск новых клиентов и их привлечение на вход.
  2. Увеличивать коэффициент конверсии (увеличивать количество «выстреливших» клиентов из существующего потока на входе). Это «дожим» существующих в работе клиентов

 

Выбор между этими способами во многом зависит от ситуации на вашем рынке:

  • Если количество клиентов на вашем рынке сильно ограничено, вы работаете в достаточно узком сегменте, то тогда нужно работать над увеличением коэффициента конверсии.
    Это значит, что акцент при распределении времени стоит делать в пользу «дожима» клиентов, которые уже в работе.
  • Если же ваш рынок широк, и вы не ограничены рамками своего сегмента, то распределение времени будет зависеть от длительности цикла сделки и стратегии компании.

Большинство коллег сходится во мнении, что в данной ситуации лучше больше времени уделять поиску и привлечению новых клиентов.

б) Если же речь идет о распределении времени между всеми делами, которые нужно сделать в течение дня, то:

Есть масса методик, позволяющих расставлять приоритеты в делах, предлагаю наиболее эффективные и простые для применения в продажах:

Матрица Эйзенхауэра.

Многие из вас наверняка слышали или знают про этот инструмент, но мало кто знает, как он в действительности работает (очередной раз я убедился в этом на последней мастерской), именно поэтому и не применяют.

Алгоритм использования этой методики:

  • Выпишите сплошным списком все дела, которые вам необходимо сделать или завершить в течение дня/недели/месяца
  • Напротив каждого дела поставьте цифру от 1 до 10 по степени важности этого дела, относительно ваших целей. Цифра 1 – «Не важно», цифра 10 – «Очень важно». Разные дела в вашем списке могут иметь одинаковую важность.
  • Напротив каждого дела поставьте цифру от 1 до 10 по степени срочности этого дела. Цифра 1 – «Не срочно», цифра 10 – «Очень срочно». Разные дела в вашем списке могут иметь одинаковую срочность.
  • В результате у каждого дела в вашем списке стоит 2 цифры: одна – обозначаем важность дела, вторая – его срочность. Дела в вашем списке могут иметь одинаковую важность и срочность, т.е. одинаковые цифры.
  • Таким образом, каждое дело в вашем списке попадает в одну из 4-х категорий:
    «Не важно/Не срочно» – если цифр и по важности и по срочности ниже 5.
    «Важно/Не срочно» – если цифра по важности от 5 до 10, по срочности до 5.
    «Не важно/Срочно» – если цифра по важности до 5, а по срочности от 5 до 10.
    «Важно/Срочно» – если цифра и по важности и по срочности имеет значение от 5 до 10.
    Легче всего изобразить это на графике (ось x – срочность, ось у – важность; соответственно отметки от 0 до 10 по каждой оси)
  • Теперь самое главное:
    – В первую очередь стоит браться за дела, которые попали в категорию «Важно/Срочно» – это очевидно.
    – Во вторую очередь необходимо делать дела, которые попали в категорию «Важно/Не срочно».

Внимание!
[Если вы будете делать во вторую очередь дела из категории «Срочно/Не важно» (а их хочется делать во вторую очередь, так как они срочныеJ), то через какое-то время дела «Важно/Не срочно» станут делами «Важно/Срочно» – вы в бесконечном цейтноте, поздравляю!
Если же Вы делаете во вторую очередь дела «Важно/Не срочно», то они не станут срочными.
Пример с сессией, всем знаком. Написать курсовую за 3 месяца «важно, но не срочно». Если я не начинаю делать заранее, то за неделю до срока сдачи, это дело становится «важным и срочным». Если же я делю, то я не попаду в цейтнот перед сдачей.]

– Дела из категории «Не важно/Срочно» необходимо делегировать (тут не обязательно про отношения подчиненный–руководитель), т.е. нужно найти способ передать их кому-то другому. Почему эти дела срочные, но не важные для Вас? Потому что они важны для кого-то другого.
– От дел категории «Не важно/Не срочно» стоит отказаться. Зачем вам делать то, что для вас не является ни важным ни срочным?

Принцип планирования дня «60х20х20».

Суть принципа заключается в том, что вам для того, чтобы не попасть в цейтнот и все успевать, необходимо:

  1. Жестко планировать только 60% своего рабочего времени в течение дня
  2. 20% времени вы оставляете пустыми для своей спонтанности (у вас точно появятся дела, о которых вы вспомните или захотите сделать вне плана)
  3. 20% времени вы оставляете на внезапную спонтанность руководителя, коллег, клиентов и т.п. (случаи разные бывают, как говориться, точно кто-нибудь позвонит и появится дело).
    Таким образом, вы защитите себя от различных сюрпризов дня, а если ничего не произойдет, то вы сможете просто сделать больше, чем запланировали!

Чаще всего вы ощущаете нехватку этой методики, когда назначаете много встреч с клиентами, звонков и переговоров, ваше расписание утыкано вплотную этими делами В результате, одна встреча затягивается, и все последующие планы начинают накладываться Вечером вы после работы разгребаете дела, пытаясь выполнить все обязательства перед клиентами. Вы отправляете письма до 23 часов, и переносите невыполненные звонки на следующий день, так как уже поздно.

Распределяйте свое время в соответствии с рентабельностью!